Automatyczne pobieranie faktur z KSeF – jak to działa i dlaczego warto?

Problem: Prowadząc firmę, możesz występować zarówno w roli sprzedawcy, jak i nabywcy. W jednym miesiącu wystawiasz dziesiątki faktur sprzedażowych przez KSeF, w drugim odbierasz setki faktur kosztowych od dostawców. Automatyczne pobieranie faktur z KSeF rozwiązuje problem, bo ręczne zarządzanie taką liczbą dokumentów w nowym systemie może być przytłaczające. Pojawia się więc pytanie: czy możliwe jest automatyczne pobieranie faktur z KSeF do własnego systemu? Innymi słowy – czy możemy sprawić, by faktury same się „ściągały” z KSeF do naszego programu księgowego, bez klikania i ręcznego eksportu?

Odpowiedź MF: Oficjalne stanowisko Ministerstwa Finansów jest pozytywne – tak, system KSeF umożliwia integrację, dzięki której faktury mogą być pobierane automatycznie. KSeF udostępnia interfejs API KSeF dla programów finansowo-księgowych. W praktyce oznacza to, że jeśli używasz oprogramowania dostosowanego do współpracy z KSeF, może ono cyklicznie sprawdzać bazę faktur i pobrać nowe dokumenty automatycznie do Twojej bazy. Jednak diabeł tkwi w szczegółach – sama możliwość techniczna to jedno, a realne wdrożenie i wykorzystanie tej automatyzacji w firmie to drugie.

Ryzyka ręcznego pobierania: Jeśli z jakiegoś powodu nie skorzystasz z automatyzacji, czeka Cię ręczne zarządzanie fakturami w KSeF. Jak mogłoby to wyglądać? Pracownik loguje się codziennie na konto KSeF przez przeglądarkę, filtruje faktury przychodzące, pobiera plik XML każdej nowej faktury, zapisuje go i importuje do programu księgowego lub – co gorsza – przepisuje dane ręcznie. To podejście ma wiele wad: jest czasochłonne, podatne na pomyłki (ludzki błąd przy przepisywaniu kwot czy NIP-ów), a przy większej skali – praktycznie niewykonalne do utrzymania. Ponadto KSeF generuje faktury w formacie XML, który nie jest przyjazny do czytania, więc zanim osoba pobierająca upewni się, co zawiera faktura, musi ją zwizualizować lub zaimportować gdzieś indziej.

Automatyczne pobieranie – jak działa: Rozwiązania klasy KSeF Alert lub moduły w systemach ERP potrafią w pełni zautomatyzować proces odbioru dokumentów. Działają one w tle, wykonując następujące kroki:

1. Regularne sprawdzanie KSeF: System łączy się z KSeF w ustalonych odstępach czasu (np. co godzinę, a nawet ciągle w trybie nasłuchu) i sprawdza, czy pojawiły się nowe faktury sprzedażowe lub kosztowe dla Twojej firmy.
2. Autoryzacja dostępu: Zanim pobierze dane, system uwierzytelnia się – może korzystać z tokenu, certyfikatu KSeF lub innego klucza dostępowego nadanego Twojej firmie. Dzięki temu ma uprawnienia do pobierania faktur tak samo jak upoważniony pracownik.
3. Pobieranie dokumentów: Wykryte nowe faktury są automatycznie pobierane z KSeF na Twoje lokalne środowisko – czy to do folderu, czy bezpośrednio do bazy programu księgowego. Pobieranie obejmuje pełny plik faktury (XML) wraz z wszystkimi danymi.
4. Przetwarzanie i zapis: Większość nowoczesnych rozwiązań od razu przetwarza pobrany dokument. Na przykład KSeF Alert może zinterpretować dane z faktury i zapisać je w odpowiednim module (np. utworzyć wstępny zapis faktury kosztowej w systemie finansowym). Możliwe jest też wygenerowanie czytelnej wizualizacji (PDF/HTML) i przesłanie jej do osób odpowiedzialnych za akceptację.
5. Powiadomienie: Równolegle system może wysłać informację, że faktura została pobrana – kto wystawił, na jaką kwotę – aby odpowiednie osoby wiedziały, że dokument już jest i czeka na dalsze kroki.

Dlaczego warto automatyzować? Korzyści z automatycznego pobierania faktur są ogromne:

• Oszczędność czasu i pracy: Proces odbywa się bez udziału człowieka. Twoi pracownicy nie tracą godzin na mozolne logowanie się i ściąganie plików – mogą skupić się na analizie danych, a nie ich pozyskiwaniu.
• Mniej błędów: Eliminacja ręcznego przepisywania danych oznacza brak literówek w kwotach czy numerach faktur. Dane z KSeF trafiają do systemu dokładnie tak, jak zostały wystawione, co zmniejsza ryzyko błędów księgowych.
• Aktualność na bieżąco: Faktury pojawiają się w Twoim systemie niezwłocznie po wystawieniu przez kontrahenta. Masz zawsze aktualny przegląd zobowiązań i należności. Możesz szybciej reagować – np. od razu wysłać fakturę do akceptacji lub zaplanować płatność.
• Skalowalność: Niezależnie od tego, czy masz do obsłużenia 5 faktur miesięcznie czy 5000, zautomatyzowany proces poradzi sobie bez zwiększania zasobów. Unikniesz „wąskich gardeł” w okresach wzmożonej liczby dokumentów (np. koniec miesiąca, kwartału).
• Ślad audytowy: Systemowe pobieranie zostawia logi – wiesz dokładnie, kiedy dana faktura została pobrana z KSeF, przez kogo (który moduł) i czy przeszła pomyślnie. W razie kontroli czy potrzeby wyjaśnienia masz transparentność procesu.

Jak wdrożyć automatyczne pobieranie? Sprawdź, czy oprogramowanie, z którego korzystasz (program FK, ERP), posiada integrację z KSeF. Wielu dostawców już oferuje takie funkcje lub dodatki. Jeśli nie, rozważ niezależne narzędzie KSeF Alert – zaprojektowane specjalnie do monitorowania i pobierania faktur z KSeF dla użytkownika. Wdrożenie polega zwykle na:

• Uzyskaniu certyfikatu KSeF lub tokenu, który pozwoli aplikacji się logować (to odpowiednik upoważnienia dla programu).
• Skonfigurowaniu połączenia – wpisaniu danych Twojej firmy, ustawień harmonogramu itp.
• Określeniu, co dalej ma się dziać z pobranymi fakturami (np. automatyczny import do systemu księgowego, zapis na dysku, e-mail do księgowej).

Cały proces konfiguracji jest zwykle jednorazowy. Potem system działa w tle.

Podsumowanie: Automatyczne pobieranie faktur z KSeF to nie luksus, a w praktyce konieczność dla sprawnego funkcjonowania firmy w erze e-faktur. Bez tego rozwiązania przedsiębiorca ryzykuje, że utonie w ręcznej obsłudze dokumentów lub przeoczy ważne pozycje. Z kolei korzystając z automatyzacji, firma zyskuje płynność i bezpieczeństwo procesu – faktury KSeF XML same trafiają tam, gdzie trzeba, a ludzie mogą zająć się ich merytoryczną obsługą. Jeżeli jeszcze nie masz takiego usprawnienia, rozważ je jak najszybciej. Zgłoś się do nas po bezpłatną konsultację lub demo KSeF Alert – pokażemy Ci, jak łatwo Twoja firma może zacząć automatycznie pobierać e-faktury i eliminować zbędną papierologię.