Kto odpowiada za odbiór faktury z KSeF – sprzedawca czy nabywca?

Problem: Wielu przedsiębiorców zastanawia się, kto właściwie odpowiada za pobranie faktury z KSeF – sprzedawca czy nabywca? Czy Krajowy System e-Faktur automatycznie dostarcza dokument do odbiorcy, czy to jednak sprzedawca musi zadbać o przekazanie faktury klientowi? Te wątpliwości są zrozumiałe, bo zmiana modelu fakturowania rodzi pytania o nowe obowiązki po obu stronach transakcji.

Ryzyko dla firmy: Brak jasności w tej kwestii może prowadzić do opóźnień w płatnościach i nieporozumień. Jeśli nabywca myśli, że faktura przyjdzie e-mailem, a sprzedawca zakłada, że klient sam ją odbierze z KSeF – dokument może pozostać niezauważony. W praktyce faktura ustrukturyzowana uznawana jest za doręczoną z chwilą nadania numeru KSeF w systemie. To oznacza, że formalnie nabywca otrzymał fakturę w momencie, gdy sprzedawca wystawił ją w KSeF. Jednak KSeF nie wysyła powiadomień ani e-maili, więc jeśli odbiorca sam nie sprawdzi systemu, może nie zdawać sobie sprawy z nowej faktury.

Sprzedawca czy nabywca? W przypadku krajowych transakcji nabywca posiadający NIP powinien mieć dostęp do KSeF i samodzielnie odbierać swoje faktury (np. przez aplikację KSeF lub program finansowo-księgowy). Obowiązek odbioru faktury z KSeF spoczywa więc na nabywcy – to on musi zadbać, by dokument trafił do jego systemu i został rozliczony. Sprzedawca nie musi już wysyłać faktury tradycyjną pocztą czy e-mailem, pod warunkiem że nabywca korzysta z KSeF. Jednak rzeczywistość bywa bardziej skomplikowana. Nie każdy kontrahent od razu aktywnie korzysta z KSeF – zwłaszcza mniejsze firmy mogą nie mieć jeszcze wdrożonych narzędzi lub nawyku regularnego sprawdzania systemu.

Przykład: Gdy kontrahentem jest zagraniczna firma bez polskiego NIP, nie ma ona możliwości zalogowania się do KSeF. Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że w takiej sytuacji sprzedawca musi przekazać takiemu odbiorcy fakturę w uzgodniony sposób – np. wysyłając PDF e-mailem lub nawet wydrukowaną kopię pocztą. Taka faktura powinna mieć kod QR, aby odbiorca mógł potwierdzić jej istnienie w KSeF. To skrajny przypadek, ale pokazuje generalną zasadę: jeśli nabywca nie ma dostępu lub nie korzysta z KSeF, sprzedawca musi pomóc mu dotrzeć do dokumentu. W interesie sprzedawcy leży bowiem, aby klient otrzymał fakturę i uregulował płatność na czas.

Rozwiązanie: Najlepszym podejściem jest współpraca obu stron wsparta technologią. Idealnie, każdy przedsiębiorca – jako nabywca – powinien mieć narzędzie, które automatycznie odbiera dla niego faktury z KSeF. System klasy KSeF Alert może tutaj odegrać kluczową rolę. Tego typu rozwiązanie monitoruje faktury KSeF wystawione dla firmy i od razu je pobiera, powiadamiając użytkownika o nowym dokumencie. Dzięki temu nabywca nie przegapi faktury, nawet jeśli sam nie zaloguje się do platformy. Z kolei sprzedawca zyskuje pewność, że jego klient otrzymał informację o fakturze – system może np. wysłać automatyczne powiadomienie e-mail do kontrahenta z załączoną kopią PDF.

Korzyści z wykorzystania KSeF Alert:

• Bieżące powiadomienia KSeF – przedsiębiorca od razu wie o nowej fakturze, nie musi pamiętać o ręcznym sprawdzaniu systemu.
• Automatyczny odbiór dokumentów – faktury są pobierane do systemu finansowego firmy bez opóźnień, co pozwala szybciej je akceptować i księgować.
• Pewność doręczenia – sprzedawca może spać spokojnie, wiedząc że klienci korzystający z takiego rozwiązania zostali poinformowani o wystawionych fakturach (koniec wymówek typu „nie dostałem faktury”).
• Lepsze relacje biznesowe – klarowny podział odpowiedzialności: nabywca ma dostęp do faktury od razu po jej wystawieniu, a sprzedawca nie musi dodatkowo interweniować, by dokument do niego dotarł.

Podsumowanie: Choć formalnie to nabywca odpowiada za odbiór faktury z KSeF, w praktyce obie strony transakcji powinny zadbać o sprawny obieg dokumentów. Wdrażając nowoczesne narzędzia do automatyzacji i powiadomień, firmy eliminują ryzyko zagubienia faktury w cyfrowym gąszczu. Zamiast zastanawiać się, kto powinien „pobrać” dokument, lepiej zapewnić, by system zrobił to automatycznie. Dzięki temu unikniesz opóźnień w płatnościach i skupisz się na biznesie.

Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Wypróbuj wersję demo systemu KSeF Alert i przekonaj się, jak łatwo można usprawnić odbiór faktur z KSeF!